Visitenkarte erfassen
Das Vertriebsteam scannte Visitenkarten direkt vor Ort, ohne dafür das Gespräch unterbrechen zu müssen.
CUSTOMER STORY · FRESHFLOW
Vom ersten Gespräch zum automatisierten Follow-up
Mit Snap2CRM erfasste Freshflow neue Eventkontakte direkt in HubSpot – mit den passenden Feldern und Opt-ins. Über einen Follow-up-Workflow ließen sich anschließend relevante Materialien automatisch an die neuen Kontakte versenden.
EVENT-LEADS ERFASSENFELDER ZUORDNEN FOLLOW-UPS AUTOMATISIEREN
UNTERNEHMENFreshflow
TEAMMarketing
ANWENDUNGSFALLLead-Erfassung bei Events
CRMHubSpot
9/10Für die einfache Bedienung
DIE HERAUSFORDERUNG
Schnell erfassen – ohne Abstriche beim Follow-up
Der Veranstalter bot einen eigenen QR-Code-Reader an. Mit Kosten von mehreren Tausend Euro ließ sich dieser Zusatz für ein einzelnes Event jedoch nur schwer rechtfertigen. Das Team entschied sich für Snap2CRM, um Kontaktdaten, Opt-ins und wichtige Informationen für das Follow-Up direkt in den passenden HubSpot-Feldern zu erfassen.
Gleichzeitig wollte das Vertriebsteam neue Kontakte möglichst schnell erfassen und sich wieder auf das Gespräch konzentrieren. Der Ablauf musste deshalb beides ermöglichen: schnelles Scannen und eine kurze, gezielte Prüfung der erkannten Daten vor der Übertragung.
DER WORKFLOW
Von der Visitenkarte direkt zum Follow-Up
Freshflow verband vier praktische Schritte zu einem Event-Workflow.
Daten den richtigen Feldern zuordnen
Kontaktdaten und Opt-in-Informationen wurden den passenden Feldern in HubSpot zugeordnet.
Daten prüfen
Vor dem Absenden prüfte das Team die erkannten Daten und ergänzte wichtige Informationen zum Event.
Follow-Up automatisierenm
Über einen HubSpot-Workflow ließen sich anschließend passende Materialien automatisch an die neuen Kontakte versenden.
VISITENKARTE
→PRÜFUNG
→HUBSPOT-FORMULAR
→FOLLOW-UPFür das wichtigste Event des Jahres haben wir den Visitenkartenscanner in einen Workflow integriert, um Felder zuzuordnen und schnell automatisierte Follow-Up-E-Mails zu versenden. Das hat mit Snap2CRM perfekt funktioniert!
Maël Roth
Head of Marketing, Freshflow
DAS ERGEBNIS
Ein Workflow, der zu Freshflows Anforderungen passte
Maël vergab 9 von 10 Punkten für die einfache Kontakterfassung und Übertragung in HubSpot. Die kurze Prüfung vor dem Absenden gab dem Team die Kontrolle darüber, welche Daten im CRM ankamen – und ließ sich gut in den Ablauf vor Ort integrieren.
„Der Vorteil von Snap2CRM war für uns vor allem, dass wir die richtigen Felder direkt mappen, Opt-ins vergeben und alles in HubSpot abbilden konnten. So konnten wir direkt einen Follow-Up-Workflow anschließen und passende Ressourcen an die erfassten Besucher senden – das war wirklich super.“
IN DER PRAXIS
Schnell scannen. Kurz prüfen. Im Gespräch bleiben.
Teilnehmerdaten waren auch über das QR-Code-System des Veranstalters verfügbar. Der dafür benötigte Scanner war für ein einzelnes Event allerdings eine teure Zusatzlösung. Freshflow erfasste die Kontaktdaten deshalb über Visitenkarten und ergänzte sie um wichtige Informationen aus dem Gespräch.
Mit einer kurzen Prüfung vor dem Absenden behielt das Team die Kontrolle darüber, welche Daten in HubSpot übernommen wurden. Laut Maël funktionierte die Kombination aus Scannen und Prüfen insgesamt sehr gut.
VON FRESHFLOW INSPIRIERT
Ihre Checkliste für das nächste Event
Denken Sie das Follow-up von Anfang an mit: Was später in HubSpot passieren soll, bestimmt, welche Daten Sie vor Ort brauchen. Diese Checkliste greift Freshflows Erfahrungen auf und hilft Ihnen, Ihren eigenen Event-Workflow zu planen.
Vor dem Event
Legen Sie fest, welche HubSpot-Felder Sie wirklich benötigen.
Bestimmen Sie, wie Sie Opt-in-Informationen erfassen.
Bereiten Sie die Follow-up-E-Mail und passende Materialien vor.
Testen Sie den gesamten Ablauf – vom Scan bis zum HubSpot-Workflow.
Während des Events
Erfassen Sie nur die Informationen, die Sie für die nächsten Schritte brauchen.
Prüfen Sie E-Mail-Adresse und Opt-in direkt vor Ort.
Fragen Sie nach, wenn wichtige Angaben fehlen.
Halten Sie die Prüfung kurz – das Gespräch steht im Mittelpunkt.
Nach dem Event
Prüfen Sie die erfassten Kontakte stichprobenartig.
Kontrollieren Sie, ob die vorgesehenen Follow-ups ausgelöst wurden.
Geben Sie wichtige Gesprächsinformationen an den Vertrieb weiter.
Halten Sie Sonderfälle fest, um den Ablauf beim nächsten Event zu verbessern.
WEITER ENTDECKEN
Ansehen. Ausprobieren. Loslegen.
01 · DEMO-VIDEO
Snap2CRM in Aktion
Sehen Sie, wie Sie Visitenkarten scannen, Kontaktdaten prüfen und über Ihre HubSpot-Formulare direkt ins CRM übertragen.
Demo-Video ansehen →
02 · DEMO-ACCOUNT
Selbst ausprobieren
Probieren Sie den gesamten Ablauf selbst aus – mit einem vorbereiteten Demo-Account für Ihren Anwendungsfall.
Demo-Account anfordern →
03 · DOKUMENTATION
Schritt für Schritt einrichten
Von der Einrichtung bis zur Fehlerbehebung: Unsere Anleitungen erklären die Funktionen und helfen Ihnen, Snap2CRM in Ihrem Team einzusetzen.
Dokumentation lesen →
BEREIT FÜR IHR NÄCHSTES EVENT?
Machen Sie mehr aus Ihren Eventkontakten
Erfassen Sie neue Kontakte über Ihre bestehenden HubSpot-Formulare – mit den Feldern, die Ihr Team benötigt. Prüfen Sie die Daten vor dem Absenden und nutzen Sie Ihre gewohnten Prozesse für das Follow-Up.
