Visitenkarte erfassen
Die Sales-Mitarbeitenden erfassten die Karte, während das Eventgespräch weiterlaufen konnte.
KUNDENGESCHICHTE · FRESHFLOW
Vom Eventgespräch zum HubSpot‑Follow‑up
Freshflow verband die Erfassung von Visitenkarten mit den passenden HubSpot-Feldern, Opt-ins und einem Follow-up-Workflow – damit relevante Ressourcen direkt aus dem CRM versendet werden konnten.
EVENT-LEAD-ERFASSUNG FELDZUORDNUNG AUTOMATISIERTES FOLLOW-UP
UNTERNEHMENFreshflow
TEAMMarketing
ANWENDUNGSFALLLead-Erfassung bei Events
CRMHubSpot
9/10Bewertete Einfachheit
DIE HERAUSFORDERUNG
Der nächste Schritt in HubSpot musste erhalten bleiben
Der Veranstalter bot einen eigenen QR-Code-Reader an. Mit Kosten von mehreren Tausend Euro ließ sich dieser Zusatz für ein einzelnes Event jedoch nur schwer rechtfertigen. Freshflow entschied sich für Snap2CRM, um die richtigen Felder, Opt-ins und Follow-up-Informationen direkt in HubSpot zu erfassen.
Gleichzeitig wollten die Sales-Mitarbeitenden einen Kontakt möglichst schnell erfassen und zum Gespräch zurückkehren. Der Ablauf musste deshalb eine schnelle Erfassung mit einem kurzen, bewussten Check verbinden.
DER WORKFLOW
Ein direkter Weg von der Visitenkarte zum Follow-up
Freshflow verband vier praktische Schritte zu einem Event-Workflow.
Relevante Felder zuordnen
Die Kontaktdaten wurden den passenden HubSpot-Feldern zugeordnet – einschließlich der relevanten Opt-in-Informationen.
Ausnahmen kurz prüfen
Das Team prüfte jedes Ergebnis und ergänzte vor dem Absenden den jeweiligen Eventkontext.
In HubSpot fortfahren
Der erfasste Kontakt konnte in einen Follow-up-Workflow übergeben werden, der relevante Ressourcen an den Besucher versendete.
VISITENKARTE
→PRÜFUNG
→HUBSPOT-FORMULAR
→FOLLOW-UPFür das wichtigste Event des Jahres haben wir den Visitenkartenscanner in einen Workflow integriert, um Felder zuzuordnen und schnell automatisierte Follow-up-E-Mails zu versenden. Das hat mit Snap2CRM perfekt funktioniert!
Maël Roth
Head of Marketing, Freshflow
DAS ERGEBNIS
Ein Workflow, der zu Freshflows Anforderungen passte
Maël bewertete die Erfahrung mit 9 von 10 Punkten dafür, wie einfach sich ein Lead scannen und sauber in HubSpot übertragen ließ. Der kurze Prüfschritt gab dem Team Kontrolle über jeden finalen Datensatz und hielt die Erfassung auf dem Event effizient.
„Der Vorteil von Snap2CRM war für uns vor allem, dass wir die richtigen Felder direkt mappen, Opt-ins vergeben und alles in HubSpot abbilden konnten. So konnten wir direkt einen Follow-up-Workflow anschließen und passende Ressourcen an die erfassten Besucher senden – das war wirklich super.“
ECHTE EVENTBEDINGUNGEN
Schnelle Erfassung funktioniert am besten mit einem kurzen manuellen Check
Teilnehmerdaten waren zusätzlich über das QR-Code-System des Veranstalters verfügbar. Der dafür nötige Reader war jedoch ein kostspieliges Zusatzprodukt für nur ein Event. Freshflow nutzte deshalb Visitenkarten und Gespräche als praktische Quelle für die benötigten Kontaktdaten und den passenden Kontext.
Ein kurzer Check vor dem Absenden gab dem Team vollständige Kontrolle über den finalen Kontaktdatensatz. Laut Maël funktionierte dieser Ablauf aus Scannen und Prüfen insgesamt sehr gut.
VOM WORKFLOW INSPIRIERT
Ein praktisches Playbook vom Event bis HubSpot
Freshflows Geschichte zeigt ein hilfreiches Planungsprinzip: Der Scan sollte sich danach richten, was anschließend in HubSpot passieren soll. Diese redaktionelle Checkliste dient als Ausgangspunkt für den eigenen Event-Workflow.
Vor dem Event
Die wirklich benötigten HubSpot-Felder festlegen.
Definieren, wie Opt-in-Informationen erfasst werden.
Follow-up-E-Mail und passende Ressourcen vorbereiten.
Den gesamten Weg von der Erfassung bis zum Workflow testen.
Während des Events
Die Erfassung auf entscheidungsrelevante Informationen begrenzen.
E-Mail-Adresse und Opt-in prüfen, solange der Kontext präsent ist.
Informationen erfragen, wenn die Quelle sie nicht bereitstellt.
Den Check kurz halten, damit das Gespräch im Mittelpunkt bleibt.
Nach dem Event
Erfasste Datensätze stichprobenartig prüfen.
Kontrollieren, ob das vorgesehene Follow-up läuft.
Den erfassten Kontext für die Sales-Übergabe nutzen.
Sonderfälle für das nächste Event dokumentieren.
WEITER ENTDECKEN
Den Workflow aus jedem Blickwinkel ansehen
01 · DEMO-VIDEO
Den Scan-Ablauf ansehen
Sehen Sie den vollständigen Weg von einer Visitenkarte bis zu einem verbundenen HubSpot-Formular.
Demo-Video ansehen →
02 · DEMO-ACCOUNT
Den Workflow selbst testen
Fordern Sie einen vorbereiteten Demo-Account an und entdecken Sie den Ablauf für Ihren eigenen Anwendungsfall.
Demo-Account erhalten →
03 · DOKUMENTATION
Die Einrichtung planen
Finden Sie Hinweise zur Einrichtung, zum Produktverhalten und zur praktischen Fehlerbehebung.
Dokumentation öffnen →
BEREIT FÜR IHR NÄCHSTES EVENT?
Den eigenen Event-to-HubSpot-Workflow aufbauen
Entdecken Sie, wie Snap2CRM die Felder, den Prüfschritt und den Follow-up-Prozess unterstützen kann, die Ihr Team bereits in HubSpot nutzt.
